Railfolio

Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

[Name, Adresse und Kontakt der für den Betrieb von Railfolio verantwortlichen Stelle werden hier vor der Inbetriebnahme eingetragen.]

Zweck der Datenbearbeitung

Railfolio verwaltet die Modellbahnsammlungen (Lokomotiven, Wagen, Anlagen) einzelner Mitglieder und Modelleisenbahnclubs sowie die dafür nötigen Benutzerkonten und Mitgliedschaften. Es werden nur Personendaten erhoben, die für diesen Zweck erforderlich sind (Datenminimierung).

Bearbeitete Personendaten

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse (Anmeldename), Passwort (nur als Hashwert gespeichert, nie im Klartext).
  • Optionale Kontaktdaten: Adresse und Telefonnummer, sofern selbst angegeben; diese sind anderen Mitgliedern nur sichtbar, wenn ausdrücklich freigegeben.
  • Mandanten- und Rollendaten: Zugehörigkeit zu Clubs und die dort zugewiesene Rolle.
  • Fahrzeugdaten mit Eigentumsbezug: welche Lokomotiven und Wagen einer Person gehören, inklusive optionaler Finanzdaten (Kaufpreis, Abschreibung), die nur der Eigentümerschaft und den zuständigen Mandantenadministratoren zugänglich sind.
  • Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse bei sicherheitsrelevanten Ereignissen sowie Lesezugriffe auf besonders schützenswerte Daten (z. B. fremde Finanz- oder Kontaktdaten).
  • Hochgeladene Bilder: Fotos von Fahrzeugen und Anlagen; enthaltene Metadaten mit Personen- oder Ortsbezug (z. B. Aufnahmeort) werden beim Hochladen automatisch entfernt.

Rechtsgrundlage

Die Bearbeitung erfolgt gestützt auf das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Railfolio sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an einer sicheren und nachvollziehbaren Verwaltung der Sammlungsdaten.

Aufbewahrungsdauer

  • Technische, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden nach spätestens 365, mindestens aber 180 Tagen automatisiert gelöscht.
  • Die fachliche Änderungshistorie zu Eigentum, Mandantenzuordnung und Finanzdaten eines Fahrzeugs bleibt für dessen gesamte Lebensdauer erhalten, damit frühere Verhältnisse nachvollziehbar bleiben; sie enthält nach einer Kontolöschung keine unmittelbar identifizierenden Personendaten mehr.
  • Kontodaten bleiben bestehen, bis das Konto gelöscht oder anonymisiert wird.

Empfänger und Datenstandort

[Hosting-Anbieter und weitere Auftragsbearbeiter (z. B. für den E-Mail-Versand) sowie der genaue Speicherort werden hier ergänzt, sobald der Betrieb eingerichtet ist. Es gilt der Grundsatz, dass Daten in der Schweiz oder im EU/EWR-Raum gespeichert werden und mit Auftragsbearbeitern ein entsprechender Vertrag besteht.]

Ihre Rechte

  • Auskunft und Export: Unter Meine Daten können Sie jederzeit einsehen, welche Personendaten zu Ihnen gespeichert sind, und diese als Datei herunterladen.
  • Berichtigung: Ihre Kontaktangaben können Sie selbst unter Profil korrigieren; für andere Angaben wenden Sie sich an eine Administratorin oder einen Administrator Ihres Mandanten.
  • Löschung oder Anonymisierung: Sie können die Löschung oder Anonymisierung Ihres Kontos verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Aktive Fahrzeuge werden zuvor übertragen oder archiviert.

Für Anfragen zu diesen Rechten wenden Sie sich an [Kontaktadresse für Datenschutzanliegen].

Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen der Datenbearbeitung angepasst.